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Die Aufgaben einer Hochzeitskoordinatorin

Wenn ihr gerade mitten in eurer Hochzeitsplanung seid, sind euch die Begriffe "Hochzeitskoordination", „Hochzeitskoordinator/in“ oder "Zeremonienmeister/in"* sicher schon über den Weg gelaufen. Anders als eine Hochzeitsplanerin kümmert sich eine Hochzeitskoordinatorin oder Zeremonienmeisterin darum, dass am Tag der Hochzeit alles reibungslos vonstatten geht, sodass das Brautpaar und deren Familie und Freunde sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Einen wunderbaren Tag gemeinsam mit den Liebsten zu verbringen, Torte essen, Fotos machen, lachen, tanzen und Spaß haben!


Selbst wenn ihr eure Hochzeit komplett eigenständig planen möchtet, ist eine Hochzeitskoordinatorin eine gute Investition. Auch mit der besten Planung kann es zu unvorhersehbaren Ereignissen am Tag X kommen, die sich leichter bewältigen lassen, wenn man gerade kein Hochzeitskleid trägt, seine Gäste begrüßen muss und generell für nichts anderes als "Ja" sagen einen Kopf hat. Auch Familienangehörige und Trauzeugen sollen den Tag genießen und sich nicht nur mit organisatorischen Dingen aufhalten. Natürlich ist eine Hochzeitskoordinatorin mit Kosten verbunden, aber gerade weil ihr eure Liebsten Arbeit abnehmt, die in jedem Falle auf sie zukommt, sollte es euch das Geld wert sein. Die Arbeit abzugeben fällt euch vielleicht auch leichter, wenn ihr sie in die Hände eines Profis gibt, der schon die ein oder andere Hochzeit begleitet hat.


Was sind typische Aufgaben einer Hochzeitskoordinatorin?


1. Erstellung eines Ablaufsplan:

Für wann sind die einzelnen Dienstleister bestellt? Wer kann beim Aufbau helfen? Wann gibt es Abendessen? Passt das Timing des Desserts zu den Hochzeitsreden der Trauzeugen? Bis wann bleibt die Fotografin? Ab wann könnt ihr am nächsten Tag in den Saal, um abzubauen? Können die Geschenke die Woche drauf abgeholt werden?

Hochzeitskoordinatorinnen sorgen dafür, dass der Ablauf stimmig ist, mit den vorher getroffenen Absprachen übereinstimmt und alle Dienstleister*innen und Helfenden wissen, wann sie wo sein müssen.


2. Ein Auge für mögliche Fallen haben:

Je mehr Hochzeiten die Hochzeitskoordinatorin begleitet hat, desto mehr entwickelt diese ein Auge für mögliche Fallen und Dinge, die schief gehen könnten. Außerdem kann sie euch noch wertvolle Tipps geben, damit euch der Tag noch lange in Erinnerung bleibt! Zwei meiner wertvollsten Einsichten aus dem letzten Jahr: Da ihr spätestens nach dem Essen von Tisch zu Tisch gehen werdet, um mit allen Gästen Zeit zu verbringen, sollte jeder Tisch einen zusätzlichen, freien Stuhl eingeplant haben, sodass ihr nicht ungemütlich zwischen Stühlen knien müsst sondern einfach Platz nehmen könnt, um euch zu unterhalten. Nummer 2: Mit alkoholfreiem Sekt anstoßen. Bei +50 Gästen, die euch alle beglückwünschen wollen, steigt euch der Alkohol sonst zu Kopfe und ihr erinnert euch womöglich am nächsten Tag nicht mehr an alle Details eures schönen Tages!


3. Rücken frei halten in allen Situationen:

Kurz vor der Trauung kommt der Regen und es muss kurzfristig umdisponiert werden? Der DJ kommt zu spät? Die Hochzeitsreden dauern länger als erwartet und das Essen droht kalt zu werden? Der Onkel hat einen über den Durst getrunken? Die Tische sollten eigentlich anders eingedeckt sein? Die Tischdecken sind nicht korrekt gebügelt? Ihr habt viele Geldgeschenke bekommen, die man lieber nicht aus dem Auge lassen sollte? Kein Problem, mit der Hochzeitskoordinatorin holt ihr euch kompetente Hilfe an die Seite, die sich genau um diese Situationen kümmert. Wahrscheinlich bekommt ihr sogar von dem ganzen Trubel gar nichts mit – und das ist auch gut so!


In der Regel besucht ihr gemeinsam mit eurer Hochzeitskoordinatorin vorab die Location, damit klar ist, wie die Räumlichkeiten aufgebaut sind, sich Hochzeitskoordinatorin und Personal der Location kennenlernen können und ihr gemeinsam den Ablauf der Veranstaltung durchgeht. Außerdem teilt ihr Infos und Kontaktdaten der gebuchten Dienstleister, damit die Hochzeitskoordinatorin diese nochmal anrufen kann, um das Datum zu bestätigen und weitere Dinge zu klären.


Schreibt mich gerne an, wenn ihr eine Hochzeitskoordinatorin für euren besonderen Tag engagieren möchtet. Auch wenn ihr noch nicht hundertprozentig überzeugt seid, können wir uns erstmal unverbindlich kennenlernen und schauen, ob die Chemie passt! Denn die Koordination eurer Hochzeit solltet ihr nur in Hände geben, denen ihr vertraut :)


Schönen Sonntagabend euch,


Marie


* Um den Text leslicher zu gestalten, werde ich in diesem Blogpost nur die weibliche Form verwenden. Alle personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen.

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