88 Dinge, die ich als Wedding Day Coordinator für dich übernehmen kann
- marie
- 1. Sept.
- 3 Min. Lesezeit
Viele Brautpaare denken, ein Wedding Day Coordinator macht „nur“ den Ablaufplan und schaut, dass die Dienstleister pünktlich sind.
In Wahrheit bin ich die Person, die dafür sorgt, dass ihr am Hochzeitstag keine einzige organisatorische Entscheidung mehr treffen müsst. Ich halte euch den Rücken frei, löse Probleme, bevor sie entstehen, und sorge dafür, dass all die kleinen Details genau so umgesetzt werden, wie ihr sie euch vorgestellt habt.
Klingt gut? Dann schau dir diese Liste an. Das sind (mindestens!) 100 Dinge, die ich an eurem Hochzeitstag für euch tun kann:
Vorbereitung & Planung
Erstellung eures individuellen Tagesablaufs
Beratung zu einem entspannten Eventflow
Best Practices für Gratulationen nach der Trauung vorschlagen
Rückzugs-Momente für euch als Brautpaar einplanen
Notfallplan bei Regen oder Zeitverzug erstellen
Abstimmungen mit der Location zur logistischen Detailplanung
Empfehlungen für Pausen, Snacks und Übergänge
Alle Programmpunkte mit euch auf Machbarkeit prüfen
Absprachen mit allen Dienstleistern vorab (wann kommen sie, was brauchen sie?)
Versand des Tagesplans an Familie & Trauzeugen
Getting Ready & Vormittag
Brautstrauß vom Floristen entgegennehmen und dir bringen
Anstecker an Bräutigam & Trauzeugen verteilen
Frühstück oder Snacks ins Hotelzimmer bringen (we don't want you hangry)
Ansprechpartnerin für alle Dienstleister bei Fragen oder Verspätungen
Location-Check (Tische, Deko, Technik, Sitzordnung)
Aufbau von Gastgeschenken, Menükarten, Schildern
Technikcheck mit DJ, Band oder RednerIn
Notfall-Set bereithalten (Pflaster, Nähzeug, Deo, etc.)
Location mit FotografIn vorbereiten (z.B. für Gruppenfoto)
„Reserviert“-Schilder verteilen (z. B. in Kirche oder für freie Trauung))
Trauung
Rücksprache mit freiem RednerIn, Pfarrer oder Pastorin
Musik- oder Technik-Check für freie Trauung erstellen (z. B. Box, Akku, Backup-Kabel)
Programme und andere Details (z.B. Taschentücher) verteilen
Sitzordnung & Einzug der Braut koordinieren
Flower Girl / Ringträger coachen
Musikstart zum Einzug der Braut timen
Blick drauf haben, dass der FotografIn bereit ist
Getränke für Gäste bei Hitze bereitstellen
Shuttle-/Busunternehmen kontaktieren & briefen
Parkplätze für Brautauto an der Location sichern
Nach der Trauung Müll & Deko einsammeln
Sektempfang & Fotos
Gratulationsablauf steuern
Sektempfang organisieren (Getränke, Service, Ablauf)
Gästeentertainment im Blick behalten, während ihr Fotos macht
Auf Gruppenfoto-Timeline und Ablauf achten
Fotoideen & -wünsche mit FotografIn absprechen
Euch Snacks und Wasser bringen (glaubt mir, ihr werdet es vergessen)
Kleine Überraschungen hinter den Kulissen koordinieren
Check-in mit DJ für musikalische Begleitung
Deko ggf. von Trauung zur Feierlocation bringen
Eure Stimmung im Blick behalten und kleine Pausen ermöglichen
Sonnenschirme oder Decken organisieren (je nach Wetterlage)
Spontane Planänderungen (z. B. „Opa muss früher los“) diskret integrieren
Sicherstellen, dass Gäste mit eingeschränkter Mobilität gut betreut werden
Dinner
Eröffnung des Saals für euch und Gäste koordinieren
Kerzen anmachen vor Saalöffnung
Geschenke sicher verstauen
Platzkarten & Tischordnung kontrollieren
Gästen mit Sitzplatzproblemen helfen
Allergien & Sonderessen mit Service abklären
Kinderessen rechtzeitig servieren lassen
Überraschungen mit Band/DJ koordinieren
Getränkeversorgung beobachten und ggf. beim Service anstoßen
Aufbau & Betreuung des Desserttischs
Mitternachtssnack checken & rechtzeitig servieren lassen
Hochzeitstorte vorab mit Bäcker und Service abstimmen (besonders bei Blumenschmuck oder spezieller Dekoration)
Tortenanschnitt koordinieren (Eelches Lied? Eelche Hand oben?)
Abstimmung mit Caterer, ob Tortenstücke serviert werden
Überblick behalten: Ist noch genug Wasser da? Wird’s zu heiß/kalt im Raum?
Tanz & Party
Wurfstrauß koordinieren
„Seid ihr ready?“–Check vor dem Eröffnungstanz
Musik-Einsatz punktgenau mit DJ abstimmen
Mikrofone für Reden an die richtigen Personen übergeben
RednerInnen rechtzeitig briefen und an die besprochene Länge erinnern (bitte keine 20min - gähn)
Koordination von Hochzeitsspielen oder anderen Aktionen
Servicepersonal briefen (Buffet, Nachschub, Timing)
Die Gäste tischweise zum Buffet führen / aufrufen (wenn gewünscht)
Gäste für Abschied oder Feuerwerk zusammenrufen
Nachbereitung & Abbau
Geschenke & Karten ins Auto bringen
Übrig gebliebene Dekoration einsammeln und zusammenstellen
Letzte Abstimmung mit Catering & Band
Shuttle-Fahrten / Taxen für Gäste im Blick behalten
Absprache mit Catering zu z. B. übrig gebliebene Torte
Kommunikation & Krisenmanagement
Überraschungen mit Trauzeugen / Familie abstimmen
Gästen helfen, die sich verlaufen haben oder die Garderobe nicht finden
Gäste briefen, wann Programmpunkte starten
Probleme mit Dienstleistern (diskret) lösen
Konflikte in der Familie deeskalieren (hoffentlich nicht notwendig!)
Zeitplan spontan anpassen
DJ / Band auf Änderungen im Zeitplan hinweisen
Auf Stimmung der Gäste achten und intervenieren
Emotionales & Zwischenmenschliches
Auf euch als Paar achten – braucht ihr gerade was?
Kleider richten, Schleier fluffen, Lippenstift checken
Die wichtigsten Momentente erfolgreich durchführen (z. B. Lieblingslied passend timen)
Feedback an die DienstleisterIn geben, wenn nötig
Familienmitglieder beruhigen, wenn sie nervös sind
Eure Stimmung schützen – durch gutes "Filter"-Management (ihr müsst nicht alles wissen, aber das Wichtigste trage ich an euch heran)
Ansprechpartnerin für ALLES sein – auch für Dinge, an die ihr nie gedacht habt
Ihr seht: Ich bin nicht einfach „die, die den Zeitplan im Blick hat“.
Ich bin die, die für euch denkt, fühlt und handelt, wenn es darauf ankommt. Wenn ihr eine Wedding Day Coordinatorin sucht, die nicht nur organisiert, sondern euch wirklich den Rücken freihält, dann lasst uns sprechen.
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