Die Hochzeitsplanung kann eine unglaublich spannende Zeit sein, aber bei vielen Bräuten schleicht sich auch die kleine Angst ein, dass sie etwas vergessen könnten. Keine Sorge, I got you! In diesem Blogartikel möchte ich dir ein paar Tipps von meiner Erfahrung als Wedding Day Coordinator geben, wie du sicherstellen kannst, dass du an deinem großen Tag nichts Wichtiges vergisst.
Wir alle wissen, dass eine Hochzeit eine Menge Details beinhaltet. Von der Gästeliste über die Wahl der perfekten Location bis hin zur Entscheidung, welche Art von Hochzeitstorte ihr möchtet - es gibt so viel zu bedenken! Da ist es ganz normal, ab und zu in Panik zu geraten und Angst zu haben, etwas Wichtiges zu übersehen. Aber lass mich dir versichern, dass du mit ein paar einfachen Schritten ruhig bleiben kannst und deine Hochzeitsplanung - vor allem in den letzten Zügen - stressfrei gestalten kannst.
Mit meinen 5 Schritten um lückenlosen Ablauf
Im Folgenden gehen wir 5 Schritte durch, die du 1:1 für deine Hochzeit nachahmen kannst, um nichts zu vergessen:
Tagesplan anlegen
Alles Grobe eintragen
Details eintragen
Tag durchspielen
Lücken füllen
Ihr seid noch auf der Suche nach einem kreativen Gastgeschenk, das eure Hochzeitsgäste auch wirklich mitnehmen?
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So vergisst du am Hochzeitstag garantiert nichts
1. Tagesplan anlegen: Klingt simpel, ist aber notwendig, um Klarheit für euch und alle anderen Beteiligten zu schaffen. Macht das am besten von Anfang an in Excel oder Google Sheets (die erste Skizze kann auch auf Papier sein, danach bitte digital für schnellere Änderungen). Wenn dein Sitzplan auf Papier notiert ist und 3 Leute wegen Krankheit ausfallen gibt es direkt Chaos. Ich nutze in meinen Tagesplänen für meine Brautpaare Spalten wie "Programmpunkt", "Uhrzeit", "Adresse", "Verantwortliche/r" und "Kommentar.
2. Alles Grobe eintragen: Im nächsten Schritt tragt ihr in der Tabelle alle festgelegten Zeiten und größere Programmpunkte ein, z.B.:
Start Trauung
Ende Trauung
Start Empfang mit Häppchen
Start Vorspeise
Eröffnung Dessert-Buffet
Tortenanschnitt
Erster Tanz
3. Details eintragen: Jetzt füllt ihr die Lücken mit allen Details, die ihr schon kennt. Zum Beispiel:
Brautpaar fährt nach der Trauung mit dem Oldtimer zur Location
Start DJ Aufbau
Band wechselt vom Empfang zum Dinner-Saal
Geschenke wegräumen
2. Brautpaarshooting
etc.
4. Tag durchspielen: Geht im nächsten Schritt auf Basis der aktuellen Auflistung den gesamten Tag im Geiste durch. Das geht am besten zu zweit, da euch dann mehr Diskrepanzen und Lücken auffallen! Stellt euch dabei Fragen wie:
Wie kommt Person A dahin?
Wo ist das Brautpaar während X?
Wo sind die Gäste während Y?
Wann muss was aufgebaut / abgebaut / umgebaut werden?
5. Lücken füllen: Beim Durchgehen und diskutieren werdet ihr die Lücken sehen: Entweder braucht ihr hier und da noch eine helfende Hand, müsst vielleicht noch etwas mit der Location absprechen oder noch mehr Puffer einplanen. Der finale Ablaufplan sollte auf jeden Fall mehr als 10 Zeilen haben und auch einer nicht in der Planung involvierten Person so viele Infos gehen, dass sie weiß, was Sache ist.
Mit detailliertem Ablaufsplan sorglos feiern
"Und jetzt?" fragst du dich vielleicht gerade. Den fertigen Tagesplan könnt ihr mit euren DienstleisterInnen teilen. Sie werden sich garantiert sehr darüber freuen! Ihr könnt ihn ebenso beim Detailgespräch mit eurer Location oder euren Trauzeugen durchgehen.
Und wenn ihr bei der Ausarbeitung merkt "Irgendwie fällt doch mehr an und irgendwie wollen wir doch nicht unsere Gäste einspannen?!" dann schreibt mir jetzt eine Nachricht und ich stelle als Wedding Day Coordinator sicher, dass aus eurem Tagesplan Realität wird!
