Immer wieder passiert es, dass ich eine Absage vom Brautpaar bekomme, weil die Location ihnen gesagt hat, dass sie mich nicht brauchen. Sie hätten einen Event Manager vor Ort, der sich um alles kümmert. Eine zusätzliche, externe Hilfe wäre also nicht notwendig. Klar, dass dann das Brautpaar ins Grübeln kommt und schlussendlich den Rat der "erfahrenen" Location annimmt. I get it, wenn es meine erste Hochzeit wäre, würde ich ihnen wahrscheinlich auch glauben.
Ich sage dir jetzt aber genau, warum ein Event Manager oder Veranstaltungskoordinator den Wedding Day Coordinator nicht ersetzt:
1) Event Manager arbeiten für die Location, der Wedding Day Coordinator für euch
Das ist für mich der springende Punkt und für dich vielleicht auch der einleuchtendste: Event Manager werden von der Location eingestellt und gebrieft, ein Wedding Day Coordinator von euch. Der Event Manager möchte euch natürlich den schönsten Tag gestalten, aber am Ende wird die Person das tun, was für die Location am besten ist. Im Gegensatz ist der von euch beauftragte Wedding Day Coordinator für euch da. Ihr habt im Vorfeld alle Details mit dem Wedding Day Coordinator besprochen und die Person versteht ganz genau, was euch wichtig ist, wo was stehen soll und welche DienstleisterInnen noch alles gebucht sind. Der Wedding Day Coordinator hat den Rundumblick auf die Veranstaltung und immer euer Wohl im Sinne. Der Event Manager der Location kann den DienstleisterInnen zwar bei der Einweisung helfen, wann jetzt aber genau welches Lied bei der Trauung gespielt werden soll oder welche Rede heute doch ausfällt - da hört das Wissen dann auf.
2) Event Manager fokussieren sich auf F&B, der Wedding Day Coordinator auf euch
Die Hochzeitslocation und damit der zuständige Event Manager oder die Serviceleitung sind vor allem dafür da, sich um das Catering und Servicepersonal zu kümmern. Sie stellen sicher, dass die Tische korrekt eingedeckt sind, die KellnerInnen gebrieft sind und Getränke & Essen pünktlich rausgehen. Alles Kernelemente für eine reibungslose Veranstaltung!
Doch: Das alles gehört schon mal nicht zum Aufgabenbereich eines Wedding Day Coordinators. Diese Person steht euch viel näher zur Seite. Sie schaut, dass es euch und euren Gästen gut geht und achtet darauf, dass auch besprochene Details umgesetzt werden. Dafür haben viele Locations weder genug Personal noch Zeit. Ich spreche vielleicht dem Brautvater nochmal gut zu, bevor es zur Trauung geht, schaue, dass die Band nicht verdurstet, dass die Trauzeugin weiß, wo sie nachher ihre Rede halten muss und überlege mir, wie wir das Gästebuch so aufbauen, dass möglichst viele Gäste unterschreiben.
Und wenn dir das als Argument noch nicht reicht, findest du hier weitere 7 Gründe, warum du einen Hochzeitskoordinator brauchst.
3) Der Teufel liegt im Detail und darum kümmern sich Event Manager der Location nicht
Was macht eine Hochzeit nachher zum unvergesslichen Event für euch? Die Details und die Sorglosigkeit. Ihr möchtet euch um nichts kümmern müssen und euch um nichts sorgen müssen. Ohne Wedding Day Coordinator könnt ihr das nicht garantieren.
Hier nur ein paar Beispiele:
Wen soll die Location ansprechen, wenn es eine Rückfrage zum Ablauf oder ein kurzfristiges Problem gibt? Wer räumt nach dem Dinner eure Geschenke zusammen und bringt sie in euer Auto, damit ihr direkt nach der Party abhauen könnt? Wer fährt nochmal schnell zum Baumarkt, weil das Neonschild nicht funktioniert? Wer verteilt die Blütenblätter vor der Trauung an die Gäste?
Das alles kann die Location nicht leisten. Muss sie auch nicht. Doch wenn ihr euch nicht selbst darum kümmern müsst, und euren Trauzeugen und Trauzeuginnen das auch nicht antun wollt, dann braucht ihr eine Lösung. Und die heißt: Wedding Day Coordinator. Du kannst mich hier unverbindlich für deine Hochzeit anfragen!
Das ist keine Hetze gegen Event Manager oder Locations im Allgemeinen. Ganz im Gegenteil: Ich glaube, dass wir den besten Erfolg gemeinsam erzielen! Deswegen ist mir die Kommunikation und die Absprache mit der Location vor dem Hochzeitstag so wichtig. Da können wir uns nicht nur kennenlernen, sondern Aufgaben ganz klar trennen, sodass jeder am Hochzeitstag das macht, was er oder sie am besten kann. Ich kümmere mich viel mehr um euch und eure Familie, während die Location sich darauf fokussiert, dass eure Gläser gefüllt und die Vorspeise serviert wird. Beides ist wichtig, beides muss gemacht werden. Nur kann es eben nicht von derselben Person erledigt werden.
