Eine Hochzeit zu planen war noch nie einfach. Und eine globale Pandemie macht die Hochzeitsplanung nur noch komplizierter. So viele Dinge, an die du denken muss! Dazu kommen jetzt noch Inzidenzen, Warnstufen und Personenbegrenzungen. Lass dich von dem großen Berg an To Do’s nicht entmutigen. Jede große Aufgabe sieht unüberwindbar aus, bis du den ersten Schritt gemacht hast. Und um den ersten Schritt und die vielen darauffolgenden zu machen, brauchst du einen Plan. Am besten sogar eine Hochzeitscheckliste! Und genau die findest du in diesem Beitrag, damit du vorbereitet in die Hochzeitsplanung startest!
Wenn du in den letzten Zügen deiner Hochzeitsplanung bist, empfehle ich dir meine Hochzeitstag-Checkliste. Dort findest du mehr als 80 Fragen, die für einen reibungslosen Ablauf am Hochzeitstag sorgen! Diese könnt ihr vor dem großen Tag mit Dienstleister:innen, der Location und euren Trauzeugen durchgehen. Du kannst sie dir hier sichern!
Mit dieser Hochzeit-Checkliste hast du die Planung im Griff
1. Termine festlegen
Dein erster Schritt in der Hochzeitsplanung, egal ob du frei oder kirchlich heiraten willst, ist die Terminfindung. Ohne Termin, keine Hochzeit! Alle anderen Schritte in deiner Hochzeitsplanung hängen vom Termin ab also verliere dich nicht direkt auf Pinterest, sondern lege lieber Termine fest.
Bei eurem jeweiligen Standesamt könnt ihr frühestens 6 Monate im Voraus einen Termin reservieren. Viele Standesämter bieten auch kleine externe Locations an, wo die standesamtliche Trauung stattfinden kann. Diese sind eine schöne Alternative zum klassischen, eher unromantischen Amt.
Nach dem Standesamt-Termin wählt ihr ein passendes Datum für eure freie oder kirchliche Trauung. Viele Paare machen beide Termine im selben Jahr oder strecken die Hochzeitsfeierei indem sie das Standesamt in einem und die Zeremonie im nächsten Jahr machen. Da seid ihr ganz frei! Wenn ihr kirchlich heiraten möchtet, dann solltet ihr euch früh an eure Wunschkirchen wenden, um euch das Datum zu sichern. Viele Kirchen begrenzen die Anzahl an Trauungen an einem Wochenende. Solltet ihr frei heiraten wollen, dann könnt ihr bereits einen freien Trauredner oder Traurednerin anfragen.
2. Budget planen
Termine: Check! Der nächste Punkt auf der Hochzeit Checkliste ist das Budget. Das Budget, genauso wie die Termine, gibt den Rahmen für eure Hochzeitsplanung vor. Plant hier wirklich detailliert und mit allen anfallenden Posten. Neben der Location und Verpflegung sind das unter anderem Dinge wie Brautkleid, Outfit des Bräutigams, Eheringe, Gastgeschenke, Flitterwochen, Übernachtungen, Gastgeschenke. Seid in diesem Punkt rigoros und tragt alles ein, um während der Hochzeitsvorbereitungen keine bösen Überraschungen und versteckten Kosten zu erleben!
In diesem Beitrag habe ich euch 10 Spartipps für eure Hochzeit zusammengestellt: https://www.avec-marie.de/hochzeit-spartipps
3. Gästeliste aufsetzen
Als nächstes solltet ihr auch an eure Gästeliste setzen. Wer ist auf jeden Fall eingeladen, wer ist eher Prio B? Möchtet ihr nur im engen Kreis feiern oder sind Kollegen, Nachbarinnen und alte Schulfreunde dabei? Denkt auch an Partner, Partnerinnen und Kinder, die eventuell mitgebracht werden. Mit einer festgelegten Gästeliste seid ihr bereit für den nächsten Schritt der Checkliste: Location finden.
4. Trauzeugen fragen
Eure Trauzeugen sind eure Partner in Crime während der Hochzeitsplanung aber auch für die Zeit danach. Sie sollten euch nahe stehen und euch auf eurer gemeinsamen Ehereise begleiten wollen. Vielleicht seid ihr euch schon 100% sicher: Dann ist es an der Zeit sie zu fragen!
So schön fragst du deine Freundin, ob sie deine Trauzeugin werden will: https://www.avec-marie.de/trauzeugin-fragen
5. Location finden
Mit der Gästeanzahl seid ihr nun bereit für den nächsten großen Schritt: Verschiedene Locations aussuchen, anfragen und besichtigen! Vielleicht habt ihr bereits eine Wunschlocation im Sinn. Wenn nicht, dann schaut auf andere Feiern zurück, ob euch eine Location besonders gut gefallen hat. Das könntet ihr als Anhaltspunkt für eure Hochzeit nehmen. Ansonsten solltet ihr euch Fragen stellen wie: Schloss oder Scheune? Klassisch oder boho? Modern oder rustikal? Mit Außenbereich oder ohne? Gibt es Platz für eine freie Trauung? Basierend darauf könnt ihr mit der Recherche loslegen und Besichtigungstermine vereinbaren. Wenn ihr euch diesen Aufwand sparen möchtet, könnt ihr an eine Hochzeitsplanerin herantreten, die das Locationscouting für euch übernimmt. Hochzeitplaner sind gut vernetzt und kennen die besten Locations in einer bestimmten Region. So stellen sie euch eine für euch passende Auswahl zusammen, die ihr dann nur noch aussuchen müsst!
6. Dienstleister buchen
Dass ihr einen Caterer braucht, ist klar. Doch welche Dienstleister benötigt ihr noch? Fotograf, Videograf, Trauredner:in, DJ, Band, Saxophonist:in, Florist:in, Fotobus, Hair & Make-Up, Shuttle usw. Die Liste an möglichen Dienstleistern und Dienstleisterinnen ist lang. Setzt die Dienstleister:innen fest, die ihr auf jeden Fall braucht und arbeitet dann erst die zweitrangigen ab. Ihr solltet euch zuallererst euren Hochzeitstermin bei den Dienstleistern sichern, die nur einmal pro Tag gebucht werden können (z.B. Trauredner:in oder DJ).
7. Brautkleid finden
Brautkleider werden erst nach Anprobe und Kauf bestellt und dann noch auf deine Maße angepasst. Rechne hier also mit genügend Vorlauf! Außerdem möchtest du dein Traumkleid nicht unter Druck finden müssen. Fange also früh genug an, probiere einige Brautmodengeschäfte aus und finde dann deinen Traum in weiß! Wenn du dein Kleid schneidern lässt, solltest du ebenfalls genügend Zeit einrechnen.
8. Save The Date verschicken
Standesamt, Kirche und Location haben euren Termin zugesagt? Dann wird es Zeit, euren Gästen die frohe Botschaft zu verkünden! Mit einer Save The Date Karte stellt ihr sicher, dass sich eure Gäste den Termin groß im Kalender eintragen und den Tag blocken. Die Save The Date Karten könnt ihr selbst designen und dann bei WhatsApp verschicken (zum Beispiel mit www.canva.com) oder ihr nutzt eine Onlinedruckerei wie www.cottonbird.de.
9. Essen & Trinken absprechen
Die meisten Locations werden mit Vorschlägen für das Catering auf euch zukommen. Meistens habt ihr die Wahl zwischen gesetztem Essen und Buffet. Ihr könnt auch eine Mischung machen und zum Beispiel nur das Dessert als Buffet servieren. Wenn eure Location keinen eigenen Caterer hat, fragt unbedingt nach Empfehlungen von Catering-Firmen, die schon einmal in der Location gearbeitet haben. Dann kennen diese nämlich bereits die Infrastruktur und Logistik vor Ort.
10. Eheringe aussuchen
“Schatz, block’ dir diesen Samstag, wir gehen shoppen!” Und zwar für Eheringe! Ihr könnt euch online vorab inspirieren lassen oder geht direkt zu einem Juwelier, der eine größere Auswahl hat. Falls du deinen Verlobungsring nicht täglich trägst: Unbedingt mitnehmen, damit du siehst, wie der Ehering dazu passt!
11. Gäste unterbringen
Wenn viele eure Gäste von außerhalb anreisen, dann buche auf jeden Fall ein kleines Zimmerkontingent in einem schönen Hotel. Gegebenenfalls bietet eure Location diesen Service für euch an oder arbeitet mit lokalen Hotels und Pensionen zusammen. Sprecht sie also darauf an! Auch die An-und Abreise zur Location solltet ihr bedenken und könnt hier beispielsweise einen Shuttle organisieren.
12. Dekokonzept ausarbeiten
Hörst du mich da oben im Pinterest-Himmel? :) Die Auswahl an Dekorationsmöglichkeiten, Blumen und Details für deine Hochzeit kann absolut überwältigend sein. Zoome also unbedingt heraus und frage dich, was dir wirklich wichtig ist: Frische Blumen, aufwendige Menükarten oder Gastgeschenke? Bedenke auch, dass du bei einer freien Trauung noch einen Traubogen und passende Deko benötigst.
13. Fahrzeug finden
Wie möchtet ihr zur Trauung vorfahren? Gemeinsam oder getrennt? Im schicken Cabrio, Oldtimer oder romantischer Kutsche? Schaut auch unbedingt, was das Budget in diesem Punkt ist und sucht entsprechende Optionen raus. Vielleicht fährt jemand bei euch im Freundeskreis ein tolles Auto und hätte Lust, diese Fahrt für euch zu übernehmen.
14. Einladungen verschicken
Ähnlich wie bei der Save The Date kannst du dich hier zwischen einer virtuellen oder gedruckten Variante entscheiden. Füge alle wichtigen Informationen in die Einladung ein wie: Datum, Ort, Ablauf der Hochzeit, Kontaktdaten der Trauzeugen und Hinweise auf ein Hotelkontigent. Bitte die Gäste auch, euch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fest zuzusagen, damit du die finale Gästezahl an die Location und Dienstleister kommunizieren kannst (RSVP).
15. Sitzplan
Auch die Sitzplatzplanung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Je nach Location gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie eure Gäste sitzen können. Wenn ihr unschlüssig seid, sprecht mit den Ansprechpartnern vor Ort! Diese kennen die Location besser und können euch Erfahrungen weitergeben. Achtet dabei unbedingt auch auf Kleinkinder und ältere Personen: Diese sollten nach Möglichkeit nicht direkt neben der Musik sitzen. Plant auch mögliche Hochsitze für Säuglinge ein! Um Chaos kurz vor dem Essen zu vermeiden, lohnt es sich, den Sitzplan hübsch aufgemacht im Saal zu platzieren.
16. Die letzten Details
Nun ist es bald soweit! Wenn es nicht deine Trauzeugin für dich macht, packe dir noch ein kleines Notfalltäschchen mit Taschentüchern, Ersatzstrumpfhose, Kopfschmerztabletten, Augentropfen, Haargummi, Blasenpflaster, Make-up, Deo). Gleiche auch alle abgesprochenen Zeiten noch einmal mit deinen Dienstleistern ab. Bereite auch deren Bezahlung und eventuelles Trinkgeld vor.
Der letzte Punkt der Hochzeitscheckliste
Durchatmen, lächeln und den Tag genießen! Du hast deine Hochzeit mit aller Sorgfalt geplant und auch wenn Kleinigkeiten schief gehen, ist das kein Weltuntergang. Viele Dinge fallen deinen Gästen nicht einmal auf. Wenn du sichergehen möchtest, dass deine Hochzeitsplanung aufgeht und richtig umgesetzt wird, kannst du über eine Hochzeitskoordination nachdenken. Sie ist der perfekte Zusatz für deine selbst geplante Hochzeit! Als Hochzeitskoordinatorin stelle ich sicher, dass am großen Tag alles reibungslos läuft, die Location, Dienstleister und Gäste eine Ansprechpartnerin haben und ihr eure Feier in allen Zügen genießen könnt.
Wenn du mehr dazu erfahren möchtest: https://www.avec-marie.de/hochzeiten
Hier kannst du direkt ein unverbindliches Kennenlernen mit mir vereinbaren - ich freue mich auf dich!
Alles Liebe,
Marie