JGA: Der Tagesablauf

Wie könnte ein Tagesablauf für einen individuellen Junggesellinnenabschied aussehen?

Ihr seid mit der Organisation eines Junggesellinnenabschiedes beauftragt worden und fragt euch, wie ihr eure Ideen inklusive geplanter Aktivitäten in einen Tagesablauf bringt. Wie geht ihr vor? An was muss alles gedacht werden? Welche Fäden müsst ihr noch im Hintergrund zusammenhalten?

So könnte ein Junggesellinnenabschied an der Mosel zum Beispiel aussehen:

Sieht doch eigentlich recht einfach aus, oder? Dahinter steht allerdings eine Menge Arbeit und Koordinationsgeschick. Übrigens: Die Adressen im Beispiel sind fiktiv, der Ablauf ist aber an eine Veranstaltung angelehnt, die ich geplant habe :).

Ihr habt euch überlegt, was wir machen wollt, welches Budget ihr zur Verfügung habt und habt euch mit der Gruppe auf ein Datum einigen können. Zusätzlich habt ihr bereits alle Unternehmungen ausgesucht und Dienstleister angefragt. Jetzt geht es daran, sich einen sinnigen Ablauf zu überlegen, der Zeit und Budget effizient nutzt. Ihr solltet vermeiden, doppelt von A nach B fahren zu müssen, sondern am besten eine Route wählen, die euch wieder in der Unterkunft oder alternativ an einem praktischen Ort zurückbringt, von dem die Teilnehmer wieder nach Hause fahren können. Gerade wenn Alkohol im Spiel ist: Wie kommt ihr zurück zum Hotel oder zum Bahnhof? Gibt es in der Nähe ein Taxiunternehmen, das Großraumtaxen anbietet oder gibt es eine gute öffentliche Nahverkehrsanbindung?

Der Tagesablauf wird von Veranstaltung zu Veranstaltung immer variieren und kommt auf die Gruppengröße, das Budget und die geplanten Aktivitäten an. Damit ihr einen Eindruck davon bekommt, an was ihr alles denken solltet, habe ich euch einige der Dinge zusammengeschrieben, die mir bei der Planung des obigen JGAs durch den Kopf gingen:

• 12 Mädels und eine Braut sollten teilnehmen und der größte Teil der Mädels kannte sich nicht, daher bot sich zum Start ein gemeinsamen Sektempfang oder ein Frühstück an, wo die Gruppe sich langsam kennenlernen kann bevor es losgeht. Außerdem könnt ihr geschlossen anreisen und die Reisekosten sind eventuell niedriger.

• Etwa die Hälfte aus der Gruppe konnte für das Wochenende ein Auto organisieren, daher wurden vorab Fahrgemeinschaften zusammengestellt und diese an die Gruppe verteilt (hier eignet sich eine bunte Mischung auch gut, damit die Mädels sich nochmal besser kennenlernen). Wichtig ist hier auch die Klärung der Benzinkosten, vielleicht wollt ihr sie noch auf alle Teilnehmer verteilen?

• Den Check In in der Unterkunft erleichtert ihr euch, wenn die Zimmer vorher schon aufgeteilt wurden sind, damit kein großes Gewusel entsteht. Sprecht vorher nochmal mit der Braut, welche Teilnehmer sich eventuell bereits kennen oder welche sich potenziell gut verstehen könnten, bevor ihr die Einteilung macht :) Alternativ ist Losen auch gut!

• Stellt sicher, dass die Mädels wissen wann sie wo wieviel Zeit haben. Ist es wirklich nur ein Check In mit Sachen ablegen und direkt los oder kann man sich nochmal frisch machen? So erspart ihr euch viel Stress und könnt den Zeitplan besser einhalten.

• Es reicht aus, wenn ein paar Mädels in den Ablauf eingeweiht werden. Dann ist es für die anderen Teilnehmerinnen auch eine Überraschung. Die Eingeweihten können euch bei der Organisation der Veranstaltung unter die Arme greifen - mit Aufgabenteilung genießt ihr nachher auch den JGA mehr, als wenn ihr alles selbst organisiert!

• Jeder von uns bekommt schlechte Laune, wenn wir Hunger oder Durst haben. Daher solltet ihr genügend Proviant einplanen oder genügend Pausen, damit ihr der "hangryness" vorbeugt. Meistens reicht eine kleine Flasche Wasser und ein paar Snacks, die vorab verteilt werden.

• Geht ganz genau jede einzelne Station durch und überlegt euch wie ihr von einer zur nächsten kommt. Denn mit einer großen Gruppe spontan etwas zu organisieren ist eine Herausforderung! Am besten lokale Taxi-Unternehmen als Notfall im Handy einspeichern, Bus und Bahnstationen vorher raussuchen oder die verschiedenen Dienstleister fragen, ob sie euch eventuell irgendwo einsammeln könnten.

Ihr habt an alles gedacht und der Tagesablauf ist final? Mein Tipp: Das Ganze in eine Excel-Liste eintragen und zu jeder Station Adressen und Telefonnummern der Dienstleister eintragen, eure Transportmittel, wer für welchen Programmpunkt zuständig ist etc. So habt ihr eine Übersicht für den Tag der Veranstaltung, in der man schnell nachschauen kann!

Und wenn du gerade gar keinen Kopf dafür hast, dir einen Tagesplan auszudenken, geschweige denn Excel-Listen zu erstellen, weil du lieber sorgenlos mit den Mädels feiern willst, dann schreib' mir gerne. Wir finden sicher einen Weg, wie ich dir die Arbeit abnehmen kann!

Liebe Grüße,

Marie